Πώς βάζετε ημερομηνία λήξης σε email και αφαιρείτε…

Η εμπιστευτική λειτουργία του Gmail επιτρέπει να ορίσετε ημερομηνία λήξης για την πρόσβαση σε ένα μήνυμα και να την αφαιρέσετε νωρίτερα, εφόσον χρειαστεί. Μπορεί να φανεί χρήσιμη όταν στέλνετε υλικό για προσωρινή ανάγνωση, αρκεί ο παραλήπτης να γνωρίζει ότι δεν θα μπορεί να επιστρέφει σε αυτό απεριόριστα. Ακολουθούν τα βήματα για το Gmail από υπολογιστή.

Ενεργοποίηση κατά τη σύνταξη

Ανοίξτε το Gmail, πατήστε Σύνταξη και ετοιμάστε το μήνυμα. Στο κάτω μέρος του παραθύρου επιλέξτε το εικονίδιο της εμπιστευτικής λειτουργίας, με το λουκέτο και το ρολόι. Από το μενού επιλέξτε ημερομηνία λήξης και τον τρόπο με τον οποίο θα ανοίγει το μήνυμα ο παραλήπτης.

Με την επιλογή χωρίς κωδικό SMS, οι χρήστες Gmail μπορούν να ανοίξουν το μήνυμα απευθείας, ενώ οι παραλήπτες που δεν χρησιμοποιούν Gmail λαμβάνουν κωδικό μέσω email. Αν επιλέξετε κωδικό SMS, χρειάζεται ο αριθμός τηλεφώνου του παραλήπτη. Πατήστε Αποθήκευση και ολοκληρώστε την αποστολή.

Αφαίρεση πρόσβασης πριν από τη λήξη

Για να διακόψετε νωρίτερα την πρόσβαση, μεταβείτε στα Απεσταλμένα, ανοίξτε το συγκεκριμένο εμπιστευτικό μήνυμα και πατήστε Κατάργηση πρόσβασης ή «Remove access», ανάλογα με τη γλώσσα του περιβάλλοντος. Η ημερομηνία λήξης και οι απαιτήσεις κωδικού αφορούν τόσο το κείμενο όσο και τα συνημμένα.

Τι αλλάζει για τον παραλήπτη

Σύμφωνα με την τεκμηρίωση του Google Workspace, τα μηνύματα αυτής της λειτουργίας δεν προσφέρουν τις συνηθισμένες επιλογές προώθησης, αντιγραφής, εκτύπωσης ή λήψης περιεχομένου και συνημμένων. Το Gmail αντικαθιστά το περιεχόμενο στην παραληφθείσα έκδοση με σύνδεσμο: μέσα στο Gmail εμφανίζεται ενσωματωμένο, ενώ άλλες εφαρμογές email παρουσιάζουν σύνδεσμο για την προβολή του.

Υπάρχουν επίσης δύο πρακτικές λεπτομέρειες: τα εμπιστευτικά μηνύματα δεν υποστηρίζουν προγραμματισμένη αποστολή, ενώ σε εταιρικό ή σχολικό λογαριασμό η δυνατότητα μπορεί να έχει απενεργοποιηθεί από τον διαχειριστή.

Περιορισμένη πρόσβαση, με συγκεκριμένα όρια

Η Google διευκρινίζει ότι ο παραλήπτης μπορεί να κρατήσει στιγμιότυπο οθόνης ή φωτογραφία. Η αφαίρεση πρόσβασης δεν ανακτά τέτοια αντίγραφα. Επιπλέον, σε οργανισμούς που χρησιμοποιούν Google Vault, τα εμπιστευτικά μηνύματα που αποστέλλονται από χρήστες τους μπορούν να υπάγονται στις δυνατότητες διατήρησης, αναζήτησης και εξαγωγής του Vault.

Πριν χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία στην καθημερινή συνεργασία, δοκιμάστε την με ένα απλό μήνυμα χωρίς ευαίσθητα στοιχεία. Ελέγξτε πώς εμφανίζεται στην εφαρμογή του συνεργάτη σας και συμφωνήστε έναν εύλογο χρόνο πρόσβασης. Έτσι αποφεύγεται η περίπτωση να λήξει η πρόσβαση πριν προλάβει να διαβάσει το υλικό που του στείλατε.

Πηγές: Βοήθεια Gmail και τεκμηρίωση Google Workspace. Εικόνα: επίσημη ενδεικτική απεικόνιση σε κινητό από το Google Safety Center.