Πώς να οργανώνετε αυτόματα τα εισερχόμενα με φίλτρα…

Gmail: Πώς να οργανώνετε αυτόματα τα εισερχόμενα με φίλτρα και ετικέτες

Όταν τα εισερχόμενα γεμίζουν με ενημερώσεις, παραστατικά και επαγγελματικά μηνύματα, μια απλή ετικέτα βοηθά να βρίσκετε γρήγορα όσα χρειάζεστε. Με ένα φίλτρο στο Gmail, η ετικέτα μπορεί να προστίθεται αυτόματα στα μηνύματα που πληρούν συγκεκριμένα κριτήρια. Η παρακάτω διαδικασία αφορά το Gmail από πρόγραμμα περιήγησης σε υπολογιστή.

1. Δημιουργήστε μια σαφή ετικέτα

Στην αριστερή πλευρά, δίπλα στις «Ετικέτες», πατήστε το εικονίδιο δημιουργίας νέας ετικέτας. Δώστε ένα αναγνωρίσιμο όνομα, όπως «Παραστατικά προμηθευτή», και επιλέξτε «Δημιουργία». Προαιρετικά, μπορείτε να την εντάξετε κάτω από άλλη ετικέτα, ώστε να συγκεντρώνετε σχετικές ομάδες μηνυμάτων.

Οι ετικέτες είναι προσωπικός τρόπος οργάνωσης: ο παραλήπτης ενός email δεν τις λαμβάνει μαζί με το μήνυμα. Για ευκολότερο εντοπισμό, μπορείτε από το μενού δίπλα στο όνομα της ετικέτας να επιλέξετε και χρώμα. Προτιμήστε λίγες, κατανοητές κατηγορίες που θα χρησιμοποιείτε σταθερά.

2. Ελέγξτε πρώτα την αναζήτηση

Στο επάνω πλαίσιο αναζήτησης πατήστε «Εμφάνιση επιλογών αναζήτησης». Για το παράδειγμα, συμπληρώστε στο πεδίο αποστολέα την πλήρη διεύθυνση από την οποία έρχονται τα συγκεκριμένα παραστατικά. Πατήστε «Αναζήτηση» και εξετάστε τα αποτελέσματα πριν αποθηκεύσετε οποιονδήποτε κανόνα.

Αν ο ίδιος αποστολέας στέλνει και άσχετα μηνύματα, περιορίστε τα κριτήρια με κατάλληλη λέξη στο θέμα. Δοκιμάστε ξανά και διαβάστε μερικά αποτελέσματα. Το ζητούμενο είναι να ταιριάζουν τα μηνύματα που θέλετε πραγματικά να συγκεντρώνετε, χωρίς να συμπεριλαμβάνεται όλη η αλληλογραφία του συνεργάτη.

3. Συνδέστε το φίλτρο με την ετικέτα

Επιστρέψτε στις επιλογές αναζήτησης και πατήστε «Δημιουργία φίλτρου». Στις διαθέσιμες ενέργειες ορίστε εφαρμογή της ετικέτας που δημιουργήσατε και ολοκληρώστε με «Δημιουργία φίλτρου». Για μια πρώτη δοκιμή, αρκεστείτε στην προσθήκη ετικέτας, ώστε να μπορείτε να ελέγχετε εύκολα την ταξινόμηση στα εισερχόμενα.

Ένα χρήσιμο σημείο της επίσημης οδηγίας: η απάντηση σε ήδη φιλτραρισμένο μήνυμα θα περάσει από το φίλτρο μόνο αν πληροί και η ίδια τα κριτήρια αναζήτησης. Μην θεωρείτε ότι κάθε μελλοντική απάντηση μιας συνομιλίας θα ταξινομείται υποχρεωτικά με τον ίδιο τρόπο.

4. Διορθώστε τον κανόνα όταν χρειαστεί

Ανοίξτε «Ρυθμίσεις», έπειτα «Δείτε όλες τις ρυθμίσεις» και την καρτέλα «Φίλτρα και αποκλεισμένες διευθύνσεις». Εκεί μπορείτε να επεξεργαστείτε ή να καταργήσετε το φίλτρο. Αν αλλάξει η διεύθυνση του προμηθευτή, ενημερώστε τα κριτήρια και επαναλάβετε τον έλεγχο αποτελεσμάτων. Ένας σύντομος περιοδικός έλεγχος βοηθά να παραμένει χρήσιμη η οργάνωση καθώς αλλάζουν οι αποστολείς και οι ανάγκες σας.

Εικόνα: Ενδεικτική εικονογράφηση AI, όχι πραγματικό στιγμιότυπο του Gmail.

Πηγές: Google — δημιουργία φίλτρων Gmail · Google — δημιουργία και διαχείριση ετικετών.